6 ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI LÊN QUY ĐỊNH ĐỒNG PHỤC CÔNG TY 2021

1. Đối tượng thực hiện quy định đồng phục công ty

Đối tượng thực hiện quy định đồng phục công ty, công sở là tất cả các thành viên trong công ty, doanh nghiệp như quản lý, nhân viên các phòng ban, lễ tân, thực tập sinh… Yêu cầu về đồng phục công sở, công ty của các đối tượng này thường có sự khác nhau.

1.1. Đồng phục quản lý

Quản lý hay nhân viên cấp cao là những người “quyền lực” trong công ty. Đồng phục dành cho cấp quản lý thường được ưu tiên hơn về chất liệu, kiểu dáng và loại trang phục.

Một vài gợi ý về quy định đồng phục quản lý có thể tham khảo:

• Nam: Áo vest (theo quy định), áo sơ mi và caravat (được cấp phát), quần tây (theo quy định). Trong đó, áo vest bắt buộc phải mặc trong những dịp quan trọng.
• Nữ: Áo vest (theo quy định), áo sơ mi (được cấp phát), chân váy/quần tây (theo quy định). Trong đó, áo vest bắt buộc phải mặc trong những dịp quan trọng.

1.2. Đồng phục nhân viên

Nhân viên từng cấp lại có những mẫu đồng phục khác nhau. Quy định đồng phục cho cấp nhân viên có thể tham khảo:

• Đồng phục công sở nam: Áo sơ mi (có thêm dấu hiệu phân biệt với trang phục của quản lý hoặc áo sơ mi khác màu áo quản lý nhưng vẫn có điểm chung), caravat (được cấp phát), quần tây (theo quy định), áo vest (tuỳ tính chất công việc và bản sắc doanh nghiệp).
• Đồng phục công sở nữ: Áo sơ mi (theo quy định, khác màu, khác kiểu áo của quản lý hoặc có thêm dấu hiệu phân biệt nhưng vẫn có điểm chung), nơ cổ/caravat (được cấp phát), váy/quần tây (theo quy định), áo vest (tuỳ tính chất công việc và bản sắc doanh nghiệp).
• Cán bộ/nhân viên nữ mang thai: Cán bộ/nhân viên nữ mang thai nên mặc đầm rộng rãi, chui đầu, có dây cột/dây tăng đưa có thể gia giảm khi bầu lớn lên. Đầm dài ngang gối hoặc qua gối để thoải mái với các tư thế ngồi nhưng vẫn đảm bảo lịch sự.
• Nhân viên thử việc/thực tập sinh: Nhân viên thử việc/thực tập sinh nên sử dụng đồng phục mang tính phổ thông nhưng lịch thiệp, dễ mua. Ví dụ: sơ mi trắng kết hợp quần tây/chân váy màu đen/xanh đen cơ bản. Quần tây dài qua mắt cá chân, chân váy dài ngang gối hoặc qua gối, không xòe.
• Nhân viên khối kỹ thuật, sản xuất: Có thể sử dụng áo thun đồng phục kết hợp với quần jean, quần tây, chân váy hoặc các loại đồng phục công nhân, đồng phục bảo hộ lao động phù hợp với từng ngành nghề.

Lưu ý:

• Ngày thứ 7, quản lý, nhân viên có thể mặc áo thun (được cấp phát), váy/quần tây, jean, kaki truyền thống. Quần và váy có màu sắc trang nhã, không rách xước phù hợp với môi trường làm việc.
• Với các doanh nghiệp có nhiều khối phòng ban từ văn phòng đến nhà máy, kho bãi… cần lên cụ thể các bản đồng phục công sở, nhà máy… để dễ dàng theo dõi và thực hiện.

2. Loại trang phục sử dụng cho đồng phục công sở, công ty

Đồng phục công ty nói chung và công sở nói riêng gồm có trang phục kết hợp với phụ kiện. Mỗi loại đều có quy định riêng:

• Quy định về loại trang phục sử dụng: Quy định cụ thể về loại đồng phục sử dụng tại công sở, nhà máy, khi gặp khách hàng như áo vest, áo sơ mi, quần tây/chân váy. Màu sắc, kiểu dáng, chất liệu đều phải theo quy định, không cách điệu hay sửa đổi mẫu mã.
• Các loại phụ kiện đi kèm đồng phục: Các phụ kiện đi kèm như nơ, khăn, cài áo, thắt lưng, giày, caravat, thẻ tên, huy hiệu… đều phải theo tiêu chuẩn chung. Ví dụ như:
  • Giày: Nam mang giày tây, không cách điệu, màu đen hoặc nâu. Nữ mang giày cao gót, cao 2 – 7cm, màu đen hoặc nâu.
  • Tất/vớ: Nam đi tất/vớ dài qua mắt cá chân, màu đen, nâu đen, xanh đen hoặc xám. Nữ đi tất/vớ da qua mép váy, trơn, màu da.
  • Thẻ tên: Được doanh nghiệp cấp phát, sử dụng vỏ thẻ theo quy định và phải đeo trong giờ làm việc, đúng tên của mình. Thẻ cần được đeo trước ngực một cách ngay ngắn, quay mặt ra ngoài, không bị bất cứ vật gì trên trang phục che khuất.
  • Huy hiệu: Chứa logo của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và phải được đeo bên ngực trái.
• Quy định về phụ kiện khác: Yêu cầu cụ thể về các phụ kiện khác như túi xách, đồng hồ, trang sức… phù hợp với môi trường làm việc như công sở, nhà máy, xưởng, gặp gỡ khách hàng…

3. Quy định thời gian thực hiện đồng phục

Ngoài việc quy định loại trang phục làm đồng phục thì doanh nghiệp còn phải quy định những khoảng thời gian thực hiện loại trang phục đó. Quy định cần phải nêu rõ:

• Thời gian bắt đầu thực hiện đồng phục quy định: Quy định cụ thể việc thực hiện đồng phục từ ngày tháng năm nào để nhân viên nắm rõ và làm theo. Nên lưu ý về việc không sử dụng các mẫu đồng phục cũ để tránh sự thiếu đồng bộ và chuyên nghiệp.
• Thời gian thực hiện đồng phục trong tuần: Cần quy định rõ ràng về thời gian thực hiện mặc đồng phục trong tuần Ví dụ: mặc tất cả các ngày trong tuần hay chỉ một số ngày nhất định như các ngày chẵn, các ngày lẻ, chỉ thứ 2… Tần suất mặc đồng phục  nên căn cứ vào sự cần thiết, ý nghĩa và nhu cầu thực tế.
• Quy định về đồng phục trong những ngày đặc biệt: Trong các các dịp lễ, sự kiện team building của công ty cũng cần có những quy định đồng phục phù hợp. Những ngày ý nghĩa đặc biệt nên được ghi dấu với những bộ đồng phục sang trọng, lịch sự. Ví dụ như mặc áo dài hay khoác thêm áo vest…

4. Quy định chất lượng đồng phục công ty

Đối với đồng phục nói chung, chất lượng luôn là yếu tố hàng đầu được các doanh nghiệp quan tâm. Đồng phục là bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp, mang đến vẻ đẹp và tự tin cho người mặc.

Doanh nghiệp nên căn cứ vào độ bền của đồng phục để có quy định cấp phát đồng phục công ty trong năm phù hợp. Nên quy định cụ thể về chất lượng đồng phục như sạch sẽ, gọn gàng, không nhăn nhúm, bạc màu, cũ nát, sứt chỉ… để đảm bảo hình ảnh thương hiệu.

5. Mức kỷ luật khi vi phạm quy định đồng phục công ty

Cùng với những quy định về loại đồng phục, thời gian mặc, chất lượng đồng phục, doanh nghiệp cũng cần quy định về hình thức xử phạt, kỷ luật một cách rõ ràng với các mức khác nhau khi cán bộ/nhân viên vi phạm quy định.

Ví dụ: Vi phạm lần 1 nhắc nhở, lần thứ 2 cảnh cáo, lần thứ 3 phạt tiền…

Những quy định về hình thức xử lý vi phạm sẽ đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc giữa các thành viên trong công ty. Dù người mắc lỗi giữ chức vụ cao hay thấp cũng đều sẽ bị xử phạt ngang nhau.

Chủ doanh nghiệp, các HR phải giúp nhân viên hiểu được ý nghĩa của đồng phục công ty cũng như việc tại sao phải mặc đồng phục công ty. Như vậy thì việc lên quy định mặc đồng phục trong công ty sẽ được hưởng ứng và tuân thủ nghiêm ngặt, có trách nhiệm hơn của mỗi cá nhân.

6. Quy định cấp phát đồng phục công ty

Quy định cấp phát đồng phục công ty sẽ đi kèm theo quy định đồng phục công ty hoặc có văn bản riêng biệt cho các đối tượng cụ thể (thường là công ty có nhiều đối tượng nhân viên với những loại đồng phục khác nhau).

Quy định cấp phát thường áp dụng gồm:

• Đối tượng cấp phát: Đối tượng cụ thể của việc cấp phát. VD: quản lý, nhân viên bán hàng, nhân viên giám sát, công nhân…
• Tiêu chuẩn cấp phát: Thời gian cấp phát hàng năm, số lần cấp phát hàng năm, loại đồng phục cấp phát và số lượng đồng phục cấp phát cho từng đối tượng. VD: nhân viên được cấp 1 bộ lễ phục; đồng phục nhân viên bán hàng là 2 bộ/người trong vòng 6 tháng sẽ phát mới 1 lần…

Nên có bảng thống kê lượng cấp phát đồng phục cho nhân viên:

STT	Đối tượng	Loại đồng phục	Đơn vị	Số lượng
1	Quản lý nam	Áo vest	Chiếc	1
2	Quản lý nam	Áo sơ mi	Chiếc	1
3	Quản lý nam	Quần tây	Chiếc	1
4	Quản lý nam	Caravat	Chiếc	1
5	Quản lý nữ	Áo vest	Chiếc	1
6	Quản lý nữ	Đầm	Chiếc	1
7	Quản lý nữ	Khăn	Chiếc	1
8	NV bán hàng nữ	Áo sơ mi	Chiếc	2
9	NV bán hàng nữ	Chân váy	Chiếc	2
10	NV bán hàng nữ	Áo thun	Chiếc	1
11	NV bán hàng nữ	Áo sơ mi	Chiếc	2
12	NV bán hàng nữ	Quần tây	Chiếc	2
13	NV bán hàng nữ	Áo thun	Chiếc	1
…	…	…	…	…

7. Mẫu quy định mặc đồng phục công ty

Dưới đây là một vài mẫu quy định mặc đồng phục công ty do KOSMAN tổng hợp mà các HR có thể tham khảo:

7.1. Mẫu nội quy đồng phục công ty với trang phục thường và đồng phục

I. Quy định trang phục, đồng phục của cán bộ nhân viên (CBNV)

1.1. Trang phục

CBNV làm việc tại công ty phải có trang phục gọn gàng, lịch sự, nói không với quần đùi, quần đùi giả váy, áo ba lỗ, hai dây, cut-out hở hang, quần áo ở nhà.

1.2. Đồng phục

• P.HCNS đã phát áo đồng phục mẫu mới (áo trắng có cổ, viền xanh) cho CBNV. Toàn bộ CBNV Công ty mặc áo đồng phục này vào Thứ 2 và Thứ 6 hằng tuần, không mặc áo đồng phục đã được phát trước đây (màu đen, màu trắng, màu hồng) vào 2 ngày nêu trên.
• CBNV có thể mặc áo đồng phục đã được phát trước đây (màu đen, màu hồng, màu trắng) vào những ngày Thứ 3, Thứ 4, Thứ 5 trong tuần.

II. Tổ chức thực hiện

• P.HCNS có trách nhiệm thông báo điều 1 tới toàn bộ CBNV trong Công ty.
• Trưởng các phòng/ban có trách nhiệm phổ biến quy định của công ty đến toàn thể nhân viên trong phòng/ban và đôn đốc thực hiện.

7.2. Mẫu nội quy mặc đồng phục công ty với trang phục, đồng phục và lễ phục

I. Trang phục làm việc trong công ty

1. Trang phục làm việc

• Trang phục làm việc của cán bộ, nhân viên là nam giới, gồm: Quần âu, áo sơ mi, áo ký giả, giầy da hoặc dép xăng-đan có quai hậu.
• Trang phục làm việc của cán bộ, nhân viên là nữ giới, gồm: Quần âu hoặc váy công sở, áo sơ mi, giầy da hoặc dép xăng-đan có quai hậu.
• Trang phục bảo vệ, gồm: Bộ quần+áo bảo vệ, mũ bảo vệ, caravat (cà vạt), giay da sậm màu

2. Đồng phục: Là trang phục do Công ty mua sắm, trang bị tập trung được may đo theo cùng một kiểu dáng, màu sắc, mẫu mã do Công ty quy định (có thể không bao gồm bộ complet) theo định hướng xây dựng văn hóa và nhận diện thương hiệu của Công ty.

3. Lễ phục: Là đồng phục do Công ty mua sắm, trang bị tập trung gồm:

• Lễ phục đối với cán bộ, nhân viên là nam giới, gồm: Bộ complet, áo sơ mi sáng màu dài tay, caravat, giầy da sẫm màu.
• Lễ phục đối với cán bộ, nhân viên là nữ giới, gồm:
  • Bộ áo dài truyền thống, giầy da hoặc dép xăng-đan có quai hậu;
  • Hoặc bộ complet, áo sơ mi sáng màu dài tay, giầy da.

4. Không sử dụng các loại trang phục trong giờ làm việc như: dép lê, áo phông, quần soóc và các loại trang phục không phù hợp với thuần phong mỹ tục của dân tộc.

II. Quy định về mặc trang phục làm việc

1. Đối với cán bộ, nhân viên

1.1. Cán bộ, nhân viên phải mặc trang phục làm việc trong giờ làm việc, không được mặc các loại trang phục không được sử dụng tại đã được quy định tại quy nội quy này.

1.2. Tùy điều kiện thực tế, Cán bộ, nhân viên phải mặc đồng phục hoặc lễ phục trong các trường hợp sau:

• Tham dự các Hội nghị sơ kết, tổng kết của Công ty hoặc Chi nhánh, Trung tâm; tham dự các cuộc họp toàn thể người lao động tại Trụ sở chính hoặc Chi nhánh, Trung tâm; tham dự các cuộc họp mít tinh ở Trụ sở chính hoặc Chi nhánh, Trung tâm để chào mừng các ngày lễ hoặc sự kiện.
• Tham dự các cuộc Hội thảo trong nước do Công ty hoặc đối tác tổ chức.
• Tham dự các buổi làm việc, ký kết Hợp đồng kinh tế, Biên bản thỏa thuận hợp tác giữa Công ty với đối tác khác.
• Một số ngày lễ, ngày tổ chức sự kiện hoặc một số ngày trong tuần theo thông báo của Công ty.

2. Đối với nhân viên bảo vệ: mặc trang phục bảo vệ theo đúng quy định trong giờ làm việc tại Công ty.

Trên đây là những điều cần lưu ý khi lên quy định mặc đồng phục trong công ty cung như một vài mẫu quy định mặc đồng phục công ty mà các HR có thể tham khảo. Mặt khác, để nhân viên có thể tuân thủ những quy định đồng phục công ty một cách dễ dàng thì điều quan trọng là doanh nghiệp cần có đồng phục công ty chất lượng.

KOSMAN là công ty chuyên thiết kế và may đồng phục công ty với form dáng chuẩn, độ bền cao, có hướng dẫn sử dụng và bảo quản đầy đủ. KOSMAN luôn cho ra mắt những mẫu đồng phục chất lượng và thẩm mỹ cao. Đồng thời, chúng tôi còn tư vấn những mẫu thiết kế đồng phục đảm bảo tính thương hiệu cho quý khách hàng.

Hãy liên hệ với KOSMAN để được sở hữu những mẫu đồng phục đẹp giúp nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng:

Thời trang Hàn Quốc KOSMAN

• Địa chỉ:
  • Hà Nội: 371 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
  • Hạ Long : 151C Cao Xanh, TP Hạ Long
  • Hà Tĩnh : 34 Nguyễn Du, TP Hà Tĩnh
• Hotline: 0989586216
• Email: infokosman@gmail.com
• Website: https://kosman.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/vesthanquoc.c0m/